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パワーポイント得意ですか?「デザイン?流れ?何がダメ?」新卒・内定者に教えたい広告用資料の作り方 考え方編

資料の作り方 アイキャッチ
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「パワーポイント得意ですか?」

この質問に「得意!」と答えれる人はこの記事は恐らく必要ありません。

そうでない人には、参考にできそうな内容をまとめさせていただきました。

パワーポイントで資料作成が苦手な人に多い共通点

パワーポイントで資料作成が苦手な人に多い共通点

広告運用の仕事に携わっていると、広告の効果や傾向を伝える機会が多くなると思います。

会社や職種によって様々だとは思いますが、資料の作り方や考え方を教わる機会は多くないと考えています。

今回は資料を作るのが苦手だと思う人に対して、参考にできる考え方や小技などを記事にまとめました。

苦手意識がある

資料作成が苦手な人の多くに質問すると、そもそも資料作成が不得意だと答える人が多いです。

そして資料を作る際に、どの部分が苦手なのかは把握できていないケースも多く感じます。

やたらと文章が多くなる

資料で苦手だと答えている人に多く当てはまるのが「やたらと文章が多くなる」ケースです。

あれも、これも伝えようとして容量がパンパンになってしまうタイプの資料が出来上がります。

結果、相手には伝わりづらい資料が完成します。

1ページずつ作っている

苦手と言う人の多くに「進めながら考えていく」ケースも多く当てはまります。

自分なりの型や、人の真似はせず、一から作るタイプの人です。

内容が変わった時や情報が増えた時に、ものすごく時間がかかってしまいます。

謎のデザイナー意識

見た目に拘りすぎて、中身が無い資料に多いのがこのケースです。

こういった資料を作る人がよく言うことは「この資料はカッコイイ!かっこ悪い!」です。

見た目よりも資料は中身が大切です。

資料は誰の何の為に必要なのか?を考えてみる

資料は誰の何の為に必要なのか?を考えてみる

資料を作る前に、意識しておくと良いことを書きたいと思います。

作る前にこれを意識しておくだけで段取りができるので、結果的に作成スピードが速くなります。

何の為に資料が必要なのか

資料の必要性を考えることはとても大切です。

なぜなら必要性のない資料であれば作る必要はなく、その工数を使ってクライアントに貢献できる施策を行う時間に充てた方が良いからです。

この資料は本当に必要なのか?をまず作る前に依頼者と確認をしましょう。

資料を見る人はどんな人?

資料は誰に向けたものなのかを考えることも大切です。

また、資料を見て何かを判断してもらう場合、報告を行った担当者が決裁者に向けて話をする場合があります。

その場合は決裁者が見ても、担当者が見ても伝わる資料を用意する必要があります。

これはよく資料を添削する際に伝える言葉です。

「資料は一人歩き」をします。

資料や報告を聞く相手は何を求めている?

最後に相手側の目線に立つことも大切です。

報告を聞く相手は、クライアントであり、広告主です。

運用者はクライアントのお金を預かって、クライアントの代わりに広告を運用しています。

つまり、広告主は運用者や代理店に対して自分達のお金を預けても良いのかを判断する為に報告を聞いています。

作っている提案書や報告書は、あなたに対してお金を預けても良いと思える内容になっていますか?

パワーポイントで資料を作る際の進め方


パワーポイントで資料を作成する際に注意する部分を書かせていただきたいと思います。

作成前や作成中にこれらを抑えておくことで作業がスムーズになります。

パワーポイントとは

パワポの相性で知られているパワーポイントはMicrosoft社のプレゼンテーション用のソフトです。

プレゼンテーションや提案、結果報告などの場面で多用されます。

パワーポイントの得意なこと

パワーポイントが得意なことは、グラフや表、図の作成などが得意です。

さらにスクリーンで見せるスライドショーなどの機能もあります。

<スライドショーイメージ

あまり知られてはいませんが、動画を貼り付けてパワポ上で再生を押すとそのまま動画を再生することも可能です。

パワーポイントの苦手なこと

パワーポイントはあくまでもプレゼンテーションを行うことを目的としたソフトです。

なので、長々とした説明(文章)や、細かな数字の羅列(エクセルの表)などは苦手です。

ただ長い部分を切り取って見せ、そのうえで説明を行う場合は問題ありません。

ゴールを用意する

資料にはゴールが必要です。

その資料で説明を行い、聞き手がどうなれば良いのか。をよく考えましょう。

例えば新規の広告の提案を行う場合は、施策の意図が伝わればゴールなのか。

それとも聞き手が申し込みを行うまでをゴールと設定するのかで作る内容も変わってきます。

資料にはゴール設定が必要です。

何を伝えるかを決める

聞き手が聞きたいことは把握できていますか?

聞き手はあなたの話を聞きたいのではなく、「聞き手が知りたい内容」が聞きたいのです。

聞き手が知りたいことを知り、知りたいことが伝わる内容にしましょう。

聞き手に「聞く準備」をしてもらう

聞き手はこれからどういった話が始まるのかを知りません。

話のテーマを知っているのと、知っていないのとでは聞き手の態度や伝わりやすさは大きく変わります。

聞き手に対して「これから話す内容はこういった内容です。」と伝えることが大切です。

「聞く準備」をしてもらう際は資料でも良いですし、口頭でも大丈夫です。

事実を集める

先ほども書きましたが、聞き手はあなたに対して「お金を預けても良いのか」を考えています。

資料の中身があなたの主観だけで作られたものであれば、聞き手側はあなたによっぽどの信頼がない限り、信用してもらえません。

資料には事実を集める必要があります。

(例)

〇〇を進める裏付けとして、△△の事実がある。

△△の事実を分析したところ□□ということがわかるので、〇〇を進めようと考えた。

上記のような形で事実だけを集めるのではなく、事実から分析、それを根拠にして説明することが大切です。

また説明する際も長々とした文章になってはいけません。

端的にまとめて伝えることが大切です。

要所毎にチェックを行う

資料作りが苦手な人は作ることよりも、進め方が苦手な人が多い印象があります。

特に、内定者アルバイトの方や新卒の方が資料を作る場合はあくまでも補助として作る場合が多いと思います。

依頼内容にもよりますが、資料作成が苦手な人ほど1回目の提出で完成を目指す癖があると感じています。

依頼者は1回目の完成度よりも、納期内に完成することを望んでいます。

図のように定期的に確認を行いながら進めていく人の方が、確実に納期内に完成することが多いです。

パワーポイントの資料作成時チェックシート

最後にチェックシートを用意させていただきました。

作成時にチェックすることでスムーズに作成に取りかかれると思います。

①目的資料を使って説明した後に何がどうなればいいのかを決めているか
②対象誰に伝えるものなのか、聞き手が知りたいことは何かを把握しているか
③準備聞き手の「聞く準備」を用意ができているか
④中身事実を集めれているか。事実を基にした分析、提案内容の根拠に変えているか
⑤確認資料を依頼した人は誰か、要所要所で確認する時間を確保できているか

今回は資料を作る際の考え方や進め方を書かせていただきました。

次回の記事では作業時に使える小技集や、市場データ、グラフの見せ方などを書かせていただきます。